Kaufmännische Software

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Die elektronische Datenverarbeitung hört nicht bei der Texterstellung oder der Tabellenkalkulation auf.

Jedes Unternehmen braucht entsprechende kaufmännische Software, um den Erfolg sichern zu können.

Dabei sind vor allem die drei Bereiche Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Kontaktverwaltung für jedes Unternehmen unerlässlich.

Auch hier können wir Ihnen die Unterstützung geben, die Sie brauchen!

Wir betreuen Ihre Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung* mit kaufmännischem und technischem Weitblick. Vom Tagesgeschäft bis zur Auswertung und Überwachung.

(*Unsere Leistungen erbringen wir im Sinne des §6 Nr. 3 und 4 Steuerberatungsgesetz – ohne Rechts- und Steuerberatung).

Aufgaben- und Zeitmanagement

Arbeit neu denken:

  • Den Überblick behalten, was/wie gerade läuft und wer dafür zuständig ist.

  • Aufgaben, Pflichten, Standards und Wünsche nach Prioritäten einteilen.

  • Proaktiv handeln, statt sich erinnern zu lassen.

  • Chancen zur richtigen Zeit erkennen und nutzen.

Stetig mehr Informationen, gepaart mit der Notwendigkeit Daten auszutauschen und die heute üblicherweise geforderte höhere Flexibilität bringen analoge Systeme an Ihre Grenzen.

Als Experten für Aufgaben- und Zeitmanagement beleuchten wir den bisherigen Ablauf, identifizieren die Schwächen und empfehlen Ideen, die zunächst parallel zum bisherigen Ablauf getestet werden.

Das kann ein Softwareprogramm von der Stange, eine Eigenentwicklung, ein Webservice aber auch eine durchdachte Papier-Lösung sein.

Ähnlich wie bei der Organisation insgesamt, gibt es keine Patentlösung für jedermann.

Aber eine große Chance, die Arbeitsleistung mit weniger Aufwand deutlich zu verbessern bei höherer Zufriedenheit aller Beteiligten.

Auftrags-, Material- und Warenwirtschaft

Vorteile in Stichworten:

  • Integrierte Adressverwaltung

  • Perfekte Übersicht über Vorgänge und Produkte

  • Automatisierungsmöglichkeiten reduzieren Fehlerquellen, beschleunigen Prozesse

  • Schnittstellen z. B. zu Buchhaltung, Onlineshop, Lager und Versandlogistik

Diese Möglichkeiten bestehen im Detail:

  • Stammdatenerfassung, Vorgangsverwaltung

  • Lagerverwaltung

  • Zahlungswesen

  • Digitale Belegarchivierung

  • Seriennummernverwaltung inkl. Historie

  • E-Rechnung mit PayPal-Zahlungsfunktionen

  • Automatisierungs-Schnittstelle zum Online-Shop

  • Mobile Auftragserfassung

  • Onlinebanking mit automatischem Abgleich offener Posten

  • Touch-Kasse

  • Import-/Export

  • Bestellwesen

  • Datanorm-Schnittstelle

  • Kosten- und Erlöskonten

  • Varianten-Artikelverwaltung

  • Mobile Belegerfassung

  • Individuelle E-Mail-Templates

Finanzbuchhaltung

Diese Möglichkeiten bestehen im Detail:

  • Mandantenfähigkeit

  • Stammdatenerfassung

  • Bilanz und EÜR

  • Offene Postenverwaltung

  • Finanzberichte und professionelle Auswertungen

  • Aktuelle Steuer- und Elsterformulare

  • Schnittstellen: DATEV, ELSTER u. v. m.

  • SmartFinder & GoBD-Zusatzfunktionen

  • E-Bilanz

  • Anlagenverwaltung

  • Budgetverwaltung

  • Zahlungswesen

  • Digitale Belegarchivierung

  • Onlinebanking mit automatischem Abgleich offener Posten

  • Import-/Export

  • Mobile Belegerfassung

  • Betriebsprüferarchiv

Vorteile in Stichworten:

  • Immer die aktuellsten Finanzdaten

  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten (z. B. offene Posten, Kostenanalyse)

  • Geringere Kosten und höhere Flexibilität bei Eigenerfassung

Kontaktverwaltung

Vorteile in Stichworten:

  • Immer die aktuellsten Personendaten

  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten Personendaten (z. B. Geburtstagsliste)

  • Selektionsmöglichkeiten (z. B. für Mailings)

Die sichere und zentrale Verwaltung von Kontaktdaten garantiert, dass Änderungen sofort wirksam werden. So geht bei der Kontaktaufnahme keine Zeit verloren, kein Brief an die falsche Adresse und kein Monteur fährt in die falsche Stadt.

Unter Beachtung und Einhaltung strengster Empfehlungen zum Datenschutz können diese Daten durch Mitarbeiter und andere berechtigte Personen komplett oder beschränkt auf einen Bereich abgerufen werden.

Eine zentrale Datenbasis kann mit verschiedenen Geräten (Telefonanlage, Smartphone) mit wenig Aufwand synchronisiert werden.

Das "Prinzip der Datensparsamkeit" gem. der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kann besonders gut erfüllt werden:
Mitarbeiter im Außendienst erhalten z. B. nur Adresse und Telefonnummer übermittelt.

Lassen Sie sich von Ballmann IT aufzeigen, wie Sie Ihre Kontakte effektiv verwalten und Datenschutz und Datensicherheit spielend schultern.

Zeiterfassung

Das Festhalten und Auswerten der Arbeitszeit von Mitarbeitern ist ein wesentlicher Faktor zur Qualitäts-/Leistungskontrolle und bei der Projektzeiterfassung.

Ausgehend von klaren Richtlinien können Formulare (Handerfassung) ausreichend sein. Elektronisch weiterverarbeitet werden lediglich Projekt- und Endsummen.

Darüber hinaus gibt es Softwarelösungen und Web-Anwendungen, die Zeiten und Details erfassen. Richtlinien werden automatisch berücksichtigt, Fehleingaben können abgefangen werden, Verrechnen ist kaum noch möglich.

Sogar die Zeiterfassung im Außendienst ist so per App möglich.

In der Verwaltung können jederzeit die aktuellen Werte abgerufen werden.
Bei Problemen und Unter-/Überschreitungen kann zügig reagiert werden.

Weniger ist mehr:

Die betriebliche Zeiterfassung sollte genau richtig dimensioniert werden, selbstverständlich mit Ausbaureserve.

Die Kosten müssen sich im Verhältnis zu den Vorteilen amortisieren können. Sowohl für den kleinen Betrieb, als auch für den Mittelständler gibt es passgenaue Lösungen.

Lassen Sie sich gerne von uns dazu beraten.

Die kaufmännische Software automatisiert viele Arbeiten, unterstützt Sie in vielen Bereichen und spart so Zeit und Geld.

Fragen Sie uns von Ballmann IT, wir haben die richtigen Empfehlungen.