Anwendungen & Management

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Dokumentenmanagement

Informationsmanagement, z. B. mit ecoDMS

Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.

Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.

Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.

Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich an Ihrem Installationsort.

Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.

Funktionen

  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
    • Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
    • Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
    • Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
  • Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
  • Beliebige Dateiformate archivieren
    • z. B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine u. v. m.
  • Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
  • Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
    • z. B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen u. v. m.
  • Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
  • Papierdokumente scannen und archivieren
  • Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • PDF Editor mit Stempelfunktion
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos.

Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatleute ist das Archiv nach der Demophase als abgespeckte Free4Three-Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Ausschnitt: ecoDMS: Suchfunktionen und Filter

E-Mail-Archiv

E-Mail-Management z. B. mit ecoMAILZ

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden. Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden.

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld.

Funktionen

  • Automatische, gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails
  • Plattformunabhängiges E-Mailarchiv
  • Automatische Volltexterkennung von E-Mails und lesbaren Anhängen
  • Intelligente Suchfunktionen
  • Responsive Design: Zugriff via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet
  • Addin für Microsoft Office Outlook
  • Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv
  • Komfortable Funktionen für Backup & Restore
  • Modernes Container-Speichersystem
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit 24 Monaten Update-Service
  • Keine Dokumentenbegrenzung
  • Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller

Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und getestet werden. Zur Aktivierung der Vollversion wird eine Lizenz benötigt. Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

Weitere Lösungen für das E-Mail-Management

Gerne auf individuelle Anfrage.

Speziallösungen

Beispiel: Informatiklösung mit Analyse, Messung und Verarbeitung

Computergestützte Erfassung, Verarbeitung und Programmierung - alles aus einer Hand!

Im Auftrag eines Kunden sollten Bewegungen von Fahrzeugen auf/über einem bestimmten Bereich über einen langen Zeitraum exakt ermittelt werden:

Vorbereitung
Anfangs haben wir den Erfassungsbereich erkundet, beobachtet und uns Gedanken gemacht.
Eine manuelle Erfassung (Strichliste) hatte der Kunde selbst mit 2 Helfern versucht, die Menge an (gleichzeitigen) Bewegungen war manuell nicht zu handeln.

Datenerfassung
Dann haben wir eine portable Videoanlage installiert, die bewegungsabhängig Aufnahmen mit Zeitstempel liefert.
Aus Gründen des Datenschutzes musste das Material verfremdet gespeichert werden, Personen durften zu keiner Zeit erkennbar sein.

Gleichzeitig haben wir alle Geräusche im Bewegungsbereich mit Spezialmikrofonen (NTI und Tascam) 24/7 aufgenommen.
Der synchrone Zeitstempel aller Geräte soll später Bild und Audio zweifelsfrei zusammenführen.

Verarbeitung
Wir haben ein Programm entwickelt, welches die Zeitstempel der Bilder mit den Tonaufnahmen abgleicht.
Ein erstes, allerdings ungenaues Ergebnis war damit zu bekommen.

Da die Kameras bei parallelen Ereignissen nicht immer richtig reagiert und auch Fehlbewegungen aufgezeichnet haben, mussten wir die aufzuzeichnende Bewegung in den Tonaufnahmen genauer identifizieren. Mittels spezieller Software konnte ein akustischer Fingerabdruck identifiziert werden.

In einem zweiten Schritt haben wir dann alle Videoaufnahmen mit den Tonsequenzen abgeglichen und den Fingerabdruck mit allen möglichen Abweichungen und Varianten in der Erkennung perfektioniert.

Im letzten Schritt wurden dann alle Tondateien nochmal intensiv und automatisch durchsucht. Aus einem Material von 1.800 GB wurden dann 23.000 Datensätze mit Datum, Zeit und allen nötigen Details.

Ausgabe
Um die Menge der Datensätze für individuelle Anwendungszwecke zu beherrschen, wurde ein kleines Programm geschrieben. So kann der Kunde nach Zeitraum und anderen Faktoren beliebige Auswertungen fahren. Die normale Textverarbeitung wäre schon beim Laden solcher Datenmengen wahrscheinlich abgestürzt.

In der Zusammenfassung konnten wir ein aussagekräftiges und relevantes Zahlenwerk liefern, was auch durch mehrere menschliche Beobachter so genau kaum realisierbar gewesen wäre.

Virtualisierung

Alternative Systeme integrieren, Test-Umgebungen nutzen ...

Durch die Betriebssystemvirtualisierung sind auf einem Computer mit Host-Betriebssystem weitere Betriebssysteme virtuell ausführbar.

So lässt sich Windows auf einem Linux-Rechner oder umgekehrt Linux auf einem Windows-Rechner betreiben.

Die virtuellen Systeme können genutzt werden, um z. B. Mac-Software auf dem Windows-PC zu nutzen.

Für Testumgebungen können beliebig viele virtuelle Windows-PCs erstellt werden.
Wird so ein System beschädigt, schadet dies dem Host in keiner Weise.